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Automatizar, Análizar y Acelerar

Según nuestro punto de vista el futuro de las empresas y su competitividad pasan por lo que en Integran denominamos la triple “A”: Automatizar, Analizar y Acelerar

Cuando pensamos en automatización la imagen que nos viene a la mente es un brazo de robot cargando un palet o soldando, pero realmente la automatización es algo muchos más amplio que un robot. La definición de Automatización ya lo deja bastante claro:

“Aplicar máquinas o procedimientos automáticos en la realización de un proceso”

El apartado de las máquinas o robots es mucho más tangible, pero realmente las opciones para automatizar procedimientos son mucho más amplias y se sorprenderá de que además son mucho más accesibles de lo que creía. Déjenos explicarle como puede reducir costes y automatizar procedimientos repetitivos con herramientas sencillas y mucho más asequibles que un robot japonés.  

Un poco de historia 

Qué duda cabe que el primer elemento que automatiza un proceso administrativo es el propio PC y los llamados programas de Gestión que engloban un amplio abanico de opciones para pedidos, compras, contabilidad, almacén, … todo esto es lo que empaquetado llamamos ERP (Software de planificación de los recursos empresariales). A esta primera hornada de herramientas se le añadió posteriormente el CRM y el SCM (Es decir la gestión de marketing y de la cadena de suministro y almacén) y eso ha quedado así casi congelado desde la década de los 80 y 90, y fijado al término “Planificación”, que nos lleva inevitablemente a la oficina.  Todo esto comienza a cambiar a medida que las comunicaciones mejoran, desde los primeros módems hasta nuestro flamante 5G, lo que ha facilitado la irrupción de los servicios en la Nube.  

 

 La Nube 

La Nube por si misma no cambia el ERP o “Programa de Gestión” como muchos lo conocemos. En principio solo vemos en la nube una forma diferente de instalar y acceder al programa de forma similar al servicio de correo electrónico.  

Antes requeríamos instalar y mantener un costosísimo servidor y ahora en la nube esta inversión se ha convertido en un servicio global.  Realmente la nube es otro “Robot” que nos permite automatizar muchas tareas rutinarias de mantenimiento: instalar una actualización de Windows, mantener la seguridad con antivirus, ampliar memoria, garantizar el suministro eléctrico con un SAI, instalar un sistema de refrigeración, extinción de incendios específica para equipos informáticos y una larga lista de funciones que ahora realiza de forma automática el servicio de la nube para el departamento de IT.  

En conclusión, el Servidor se ha convertido en un Servicio automatizado y de forma paralela el ERP es ahora percibido como un Servicio y no como una inversión. Un servicio con un coste fijo periódico y generalmente asociado a cada usuario de mi compañía y de sus funciones. Un servicio visto como un dial de volumen donde puedo aumentar o disminuir prestaciones con solo girar. Esto es una gran ventaja de cara a la economía de escala y al control de costes, pero de momento todo esto queda circunscrito al entorno del departamento de informática. Nada desdeñable por supuesto, pero solo es el inicio de las opciones para automatizar en la compañía.  

EDI - Transmisió n de Documentos - Integran

Automatizar

Puede parecer un mantra de nuestro tiempo, pero realmente automatizar es algo que siempre ha estado presente en la evolución del hombre especialmente desde la revolución industrial y que tuvo un hito importante para la oficina en la aparición de las máquinas calculadoras y luego los PCs.

¿Qué ha cambiado ahora por tanto? Al añadir la conectividad de las redes y los servicios en la nube, el ERP se ha escapado literalmente de la oficina y se ha colado en los bolsillos de muchos de los empleados, desde el jefe con un balance actualizado a la hora del café hasta el vendedor con acceso a los pedidos y listas de precios, pasando por fábrica y almacén, donde los operarios pueden registrar directamente las operaciones. Lejos queda pasar pedidos manuscritos o por mail a la oficina, donde otro usuario tendría que transcribir esas operaciones en el ERP. Y esto es precisamente el primer paso para automatización: evitar transcribir información y activar el trabajo conectado al sistema.

Ahora el vendedor tiene en el bolsillo el móvil con opción de enviar el pedido directamente sin usar correo, teléfono o el temido WhatsApp, pero además tiene informes puntuales de ventas, tarifas, estado de los cobros y una larga lista de funciones que antes no tenía más remedio que pedir a la oficina.

En el ámbito de almacén lo usuarios ahora tienen tablets y dispositivos móviles que permiten conocer las órdenes de preparación, seleccionar la orden a preparar y hacer la lectura de códigos de barras y etiquetas de radiofrecuencia (RFID) de los productos a cargar. Incluso hacer la lectura automática de una balanza para pesar los productos, todo ellos con control de lote y trazabilidad. Todo esto ya no es necesario volver a transcribir en oficina si no que se produce en tiempo real.

En el interior de fábrica la automatización no deja de aumentar permitiendo registrar ordenes de producción con consumos y salidas de fábrica a pie de máquina con control de calidad y seguridad alimentaria que permite la entrada de determinadas mediciones o resultados de los controles, incluyendo lectura de códigos de barra, etiquetas RFID y conexión con balanzas y dispositivos. Todas estas operaciones pueden ser monitorizadas por los responsables en tiempo real incluso mientras toman un café.

Los repartidores pueden hacer la carga de los transportes y las entregas geolocalizando los puntos de envío y confirmando las entregas mediante la firma de los clientes en sus dispositivos. Además, pueden gestionar el cobro directamente si fuera el caso.

Los vendedores tienen un aliado en las webs de venta online y pasarelas de pago. La conexión de nuestro ERP con el sistema web de Venta Online nos permite evitar duplicidad de información en ambos sistemas: Listas de productos se sincronizan con la Web y los pedidos con nuestro ERP donde continua el proceso de gestión del cobro, preparación y entrega

Así que ahora ya podemos tomar y registrar información directamente en nuestro ERP en la nube allí donde está ocurriendo la acción: al comprar, vender, fabricar, mover almacén, entregar al cliente, … y muy importante evitando RE-producir o transcribir en la oficina.

Todo esto es mucho más accesible gracias a la denominada “democratización del Software”. Los ERP con estas capacidades integradas son mucho más asequibles y además ahora carecen de la limitación de ser sistemas independientes que requerían costosos procesos de integración. Las antiguas PDAs de comerciales y almacén han sido sustituidas por Móviles y Tablets donde ahora puedo tener instalada la App de mi ERP y donde puedo hacer todas estas actividades de forma transparente sin la necesidad de otras aplicaciones o tecnologías. Pero las novedades no son solo económicas, sino que se abre un nuevo abanico de posibilidades de automatización cada vez mayor.

Automatización 2.0 y 3.0 

Hasta ahora hemos visto cómo solucionar la repetición de operaciones y el paso de datos de papel a soportes informáticos, pero eso por sí mismo deja bastante descafeinada la imagen de la automatización actual en el ámbito de la administración empresarial. Lo que llamamos automatización 2.0 está basada en el control de flujos de trabajo, detectando situaciones que desencadenan procesos de aprobación o automatizando la toma de estas decisiones. Por ejemplo, automatizar el proceso de aprobación de una venta con unas condiciones de crédito concretas, la contratación de proveedores o empleados, reaccionar a un impago y en general reaccionar a cualquier evento que se produzca en el ámbito empresarial. Y no solo reacciones dentro del ERP si no también reacciones a recepción de llamadas en la centralita, entrada de correo electrónico, registro en nuestra web, reseñas en redes sociales, inscripciones a seminarios y un largo etcétera de posibilidades. Estos servicios no deben verse como un sistema de respuesta automática si no que realmente son un sistema inteligente que nos permite desarrollar flujos automáticos que analicen la información recibida, accedan al ERP para validar los datos, informen a los usuarios involucrados y finalmente puedan ofrecer el servicio automático al usuario o cliente debidamente conectado con nuestro CRM.  

Pero incluso todo esto puede quedar ensombrecido por la irrupción de nuevas herramientas de inteligencia artificial, y esto es mucho más sencillo de lo que se imagina. La inteligencia artificial realmente no es una inteligencia propiamente dicha. Es decir, no piensa por si misma si no que se basa en la comparación de una muestra con millones de registros. Por ejemplo, comparar una foto de una persona con una enorme base de datos de imágenes para determinar la edad, sexo, si lleva sombrero o gafas. Ahora imagine una base de datos de los patrones de medidas como temperatura de una flota de vehículos en una empresa de transporte, que nos permitiría anticiparnos a determinadas averías que pudiera detectar el sistema. O poder contrastar fallos de calidad con parámetros medidos en la base de datos histórica. Esta automatización 3.0 está ya entre nosotros y puede estará también en el ámbito empresarial y de la oficina, ofreciendo nuevas herramientas para facilitar la toma de decisiones o incluso para automatizar las decisiones. Una de las primeras herramientas de este tipo en entrar a la oficina es el reconocimiento automático de documentos y su contabilización, como por ejemplo las facturas de gastos reduciendo una actividad rutinaria y carente de valor a casi un Clic de ratón.   

 

 Análisis  

Si ha llegado hasta aquí espero que hayamos podido transmitirle la imagen de la automatización más allá de la icónica imagen del brazo de robot japonés. Si lo hemos hecho bien espero que pueda haber visto en el ERP un nuevo aliado para automatizar, para evitar transcripciones de información y para automatizar flujos de trabajo y toma de decisiones. Pero hay también un factor muy importante que no debemos olvidar: El análisis eficaz de todos estos datos.   

Un ERP está compuesto por dos elementos: la base de datos y la lógica de negocio. La base de datos es la lista de todas las operaciones registradas en la empresa, contables y comerciales. La lógica de negocio es la que decide, por ejemplo, que % de IVA o qué precio corresponde aplicar en una venta. Pero ahora los datos del ERP pueden ser complementados con los de CRM, con datos estadísticos institucionales, informes del clima, hábitos sociales y en definitiva con toda la información disponible en la red. De repente la imagen de un Excel con las ventas por zonas acaba pareciendo pequeño y obsoleto frente a un verdadero sistema de Inteligencia de Negocio (BI). Y este sistema también está en la Nube y, sí, también se integran con los flujos de trabajo y la inteligencia artificial. Por lo tanto, cada usuario que lo requiera puede tener un potente informe de BI en el bolsillo a la hora del café o realmente en cualquier momento del día. O bien desencadenar un flujo de trabajo en el momento que alguna de las KPIs de mi negocio haga saltar alguna alarma. Las posibilidades de implementar cuadros de mando y análisis efectivo para el control de la compañía son reales y fáciles de implementar.

Aceleración  

Hemos visto muchas de las opciones de automatización y análisis que nos ofrecen las nuevas herramientas de negocio empresarial, pero ¿Debo tomarse todas estas pastillas a la vez? La respuesta sería No, pero, tenga en cuenta que no debe distanciar demasiado la administración del “tratamiento” para conseguir el efecto de la digitalización de su empresa.  

Si algo caracteriza la revolución tecnológica actual es la aceleración. La aceleración en la adopción de nuevas tecnologías, la aceleración en el cumplimiento de nuevas normativas, la aceleración en el análisis y respuesta, la aceleración en la obsolescencia de las herramientas.  

Nuestro consejo en este sentido es hacer un plan de implantación a corto y medio plazo. Valore el coste de implementación y seleccione herramientas para los primeros pasos que sean compatibles con los siguientes requerimientos en la lista. Adoptar una tecnología incorrecta en la base del sistema puede hacer inviable cumplir el resto de los requisitos o bien mucho más costosos y lentos. Su base tecnológica formado por el entorno en la nube, el ERP y resto de sistemas deben ser escalables y soportar el crecimiento y la aceleración en la adopción de nuevas tecnologías.  

 

 

Desde Integran y basado en la plataforma tecnológica de Microsoft, podemos acompañarle en este apasionante viaje para llevar a su compañía al siguiente nivel y a conseguir la triple A.